Políticas de conflicto de interés son parte esencial de cualquier programa de integridad. Conflictos de Interés no son malos ni buenos, existen (ver el comentario sobre Conflictos de Interés acá).
Estamos todos expuestos a ellos en forma permanente. Hay que saber qué hacer cuando ocurren. Por ende, una guía para el comportamiento adecuado en situaciones de conflicto de interés es útil.
¿Qué es un conflicto de interés? Una definición podría ser: Uno incurre en un conflicto de intereses cuando en vez de cumplir con lo debido, podría guiar sus decisiones en beneficio propio o de un tercero. En otras palabras: cuando el interés personal, las relaciones o las circunstancias de un empleado influyen o existe la posibilidad de que influyan en una decisión empresarial y pueden llevarlos a acciones, actividades o relaciones que no están en el interés de la empresa, sus accionistas o los empleados, sino en el propio.
Ejemplos abundan: regalos e invitaciones, vínculos comerciales o profesionales con un cliente, proveedor, distribuidor, agente, intermediario, consultor o competidor.
Empleo de familiares, compromisos externos y otros beneficios intercambiados, segundos empleos, asesoramientos, etc.
Políticas de Conflictos de Interés típicamente prevén un proceso de cuatro pasos: Reconocimiento, Transparentación y Delegación de la decisión a otra persona. En caso de duda: Consultar.
Las cláusulas básicas de políticas de Conflicto de Interés solicitan a los empleados:
- Evitar o en su defecto reconocer situaciones de conflicto de interés.
- Abstenerse de ciertas actividades como por ejemplo:
- relaciones laborales o comerciales con un competidor
- Competir a través de un tercero con la compañía
- Trabajar como asesor, director o empleado de otras compañías relacionadas de alguna forma con la actividad de la compañía
- Recibir regalos e invitaciones de los proveedores, clientes, o competidores. (Algunas políticas los permiten dentro de determinados valores)
- Contratar a familiares
- Informar al jefe o al Compliance Officer cuando se conozca alguna situación de un posible conflicto de interés.
- En el caso de un conflicto de interés, tomar la decisión favorable a la empresa. En caso de duda, comunicarla para que el jefe o el Compliance Officer tome la decisión o designe otra persona para tal fin.
Las políticas de Conflictos de Interés, como todas las políticas, no pueden contemplar todas las situaciones y son necesariamente incompletas. Pero más allá de esta insuficiencia, las Políticas de Conflicto de Interés presentan problemas con al menos dos pasos del proceso establecido: El Reconocimiento y la Transparentación del conflicto. Las políticas de conflictos de interés difícilmente pueden contemplar los (frecuentes) conflictos de interés que existen sin que nos demos cuenta. Ejemplos de ello son muchas actividades culturalmente aceptadas y usuales, relaciones de amistad, interdependencias entre empresas y entre personas que actúan en círculos pequeños y en general el hecho que si una persona puede tener una ventaja recomendando una acción, es más probable que la recomiende, aun creyendo honestamente que está actuando objetivamente. Por ende, exigir el reconocimiento de la existencia de conflictos de interés se puede convertir en una “misión imposible”.
Otros temas son conflictos de interés no basados en consideraciones económicas y el horizonte en el tiempo. Especialmente difícil parece el reconocimiento de un conflicto de interés del pasado y la cuestión de cuanto tiempo son válidos y si es conveniente establecer fechas de vencimiento. Kaplan propone en su blog diferenciar entre conflictos basados en temas económicos de la relación y aquellos basados en “substancia”. Ve lógico darle a conflictos basados en temas puramente económicos una fecha de vencimiento (más largo cuando el interés económico fue grande). En conflictos basados en relaciones (“sustancia”) lo ve más difícil, porque relaciones como amistad o confianza perduran en el tiempo. Esta problemática ilumina bien que la famosa “revolving door” entre funciones privadas y gubernamentales constituyen un conflicto de interés. La prohibición al exfuncionario público a trabajar en un campo relacionado en la actividad privada por un tiempo determinado, quizás mitigue el conflicto de interés pero no lo elimina. Transparentación, es decir comunicar al superior o al Compliance Officer la existencia de un conflicto de interés se ve muchas veces como la panacea. Un cuerpo importante de investigaciones lamentablemente demuestra que la transparentación no alcanza para convertirse en la solución de situaciones de conflicto de interés e incluso puede empeorar la situación (ver). Transparentación sigue siendo un paso importante, pero claramente no la solución sino solo un paso intermedio. La mejor solución es evitar o eliminar el conflicto, por medio de la delegación, pasando la decisión a un tercero.
Políticas de conflicto de Interés deben estar hechas a medida de la compañía, y no ser copiadas de los miles de ejemplos disponibles en internet. La mejor manera es incluir los riesgos de conflictos de interés en el mapeo de riesgos de ética & compliance, que es la base para todo programa de ética & compliance y que debe hacerse de todas formas y además actualizar periódicamente. De esta manera se puede asegurar que los resultados se incorporan en la política de conflictos de interés y en otras partes del programa de ética & compliance (como por ejemplo entrenamiento, Tone at the Top y monitoreo).
