El primer consejo es, no llamarlas Whistleblower Lines. El término tiene connotaciones negativas fuertes. Las organizaciones por esta razón prefieren otros nombres como canales de denuncias o, mejor, sistemas de reportes.
Vale la pena invertir tiempo en cómo diseñar los canales de reporte y las demás partes del sistema (políticas, comunicación, premios y castigos, no retaliación, investigación etc). Un sistema de reportes bien diseñado e implementado se utiliza más. No solo es la fuente más importante para descubrir actos inadecuados sino demuestra una cultura de integridad más sana con mayor confianza en los ejecutivos y empleados que se sientan más seguros y valuados cuando dan feedback.
Compañías con más reportes tienen menos juicios y menos multas a pagar (ver aquí).
Los ejes básicos de todo sistema de denuncias son: que haya varios canales, que se investiguen las denuncias, se apliquen sanciones y que haya una política efectiva de no retaliación. Para más detalles vea: Acá. Y acá.Y aquí.
Para aprovechar las ventajas de las líneas de reportes es importante saber como lograr que las personas usen el sistema. En la encuesta 2019 sobre líneas de reporte de Navex, ver acá las respuestas en América del Sur remarcan la importancia de la facilidad del acceso a los canales y del seguimiento de las denuncias. Con 1,8 reportes por cada cien empleados de la organización, la utilización de los sistemas de reportes en América del Sur fue la más alta de las regiones y tenía un alto porcentaje de reportes/denuncias que resultaron en alguna manera justificadas (50%). El contenido de las denuncias también en 2019 se refiere básicamente a temas de RRHH: 62% se relacionan a temas de diversidad y respeto en la oficina, seguido con 22% por temas de integridad.
Más allá del fácil acceso, trazabilidad de las denuncias hechas, demostrar sus consecuencias y una efectiva política anti retaliación hay que saber qué motiva a las personas a realizar una denuncia o un reporte y diseñar el sistema adecuadamente. Una investigación de dos profesores en los EEUU da pistas de cómo avanzar (ver acá)
Los reguladores y las organizaciones trabajan sobre las motivaciones externas (especialmente premios monetarios y castigos), así como sobre las motivaciones internas (ética, sensación de obligación, compromiso con los valores de la organización). Qué herramientas resultan más efectivas depende en primera línea de la gravedad del acto a reportar: En casos percibidos como violación grave de valores éticos, la motivación intrínseca de reportar aumenta y premios no solo son inefectivos para aumentarla, sino pueden actuar en contra. En otras palabras: premios monetarios no motivan a realizar un reporte si el comportamiento se percibe como grave. Este efecto tiene que ver con que el denunciante que reporta una infracción considerada grave es ( y se percibe) estimado socialmente. Esta estima disminuye si hay premios monetarios. Actuar por motivos monetarios trae un stigma social.
Diferente es la situación si se trata de un acto no percibido como una infracción grave de valores éticas (por ejemplo, evasión impositiva). En estos casos se puede motorizar la motivación externa de reportar con políticas regulatorias como premios y multas por no reportar. Premios, para surtir efecto, deben ser altos para “compensar” la sensación negativa de denunciar algo no por hacer lo correcto, sino por una ventaja monetaria.
En la investigación, además, se encontraron grandes diferencias según el género: Mujeres tienden a denunciar más comportamiento inadecuado que hombres. Las mujeres son más motivadas por consideraciones éticas que los hombres y les atribuyen a los demás similares motivaciones éticas que a si mismas (especialmente los hombres creen que son más éticos que los demás y les atribuyen a otros motivaciones extrínsecas para sus actos.)
Para motivar más reportes, más que la plata, a las mujeres les importa una efectiva protección contra retaliación. Para los hombres la decisión de reportar depende básicamente del premio. Es decir, Mujeres reportan comportamiento inadecuado cuando sienten un deber ético y se sienten protegidas; hombres reportan cuándo hay plata. Esta observación es consistente con las investigaciones (discutidas) que ven a las mujeres como más éticas y honestas que a los hombres.
En resumen: Para incrementar el uso de los canales de reportes conviene
- No solo habilitar y comunicar varios canales para realizar denuncias sino pensar en el sistema completo, incluyendo las políticas, las investigaciones y un ecosistema que apoya el uso
- Poner énfasis en el deber ético de realizar denuncias para fomentar denuncias de infracciones graves
- Aplicar herramientas regulatorias como premios y castigos para que se reporten más desviaciones que no evocan espanto moral
- Si se piensa en premios por denuncias, estos deben ser altos para resultar efectivos.
- Tener en cuenta las diferentes motivaciones en el momento de realizar un reporte.
