La redacción de las políticas de Ética & Compliance (E&C) es solo el último paso en un proceso más largo. Comenzar directamente con su redacción, quizás hasta ceder a la tentación de copiar una de las miles de políticas publicadas en internet (o tomar alguna de modelo) definitivamente no es una buena idea. Una política copiada solo por casualidad se adecua a las necesidades de la organización, nunca está escrita como se escriben los documentos en la empresa, no se sabe si el modelo utilizado interpreta correctamente las regulaciones correspondientes y dificulta la redacción de un juego de políticas coherentes y consistentes entre sí.
Las Políticas se escriben para que se apliquen. Por ende conviene empezar pensando que situaciones y problemas se quiere abarcar y a quienes se dirige la política. Tiene algo del proceso de la creación de un folleto de venta: La primera pregunta a contestar es ¿qué vendo y cómo hago para que los potenciales compradores lo compren?
Los temas que una política debe cubrir, la profundidad que debe tener y el nivel de detalles de sus regulaciones, surgen del mapeo de riesgos de E&C. Las áreas de mayor riesgo y con los determinantes más complejos requieren de las políticas más elaboradas. Las áreas de menor riesgo no requieren de políticas específicas o de políticas más cortas y menos detalladas. Una Política de Anticorrupción en una empresa de fabricación de caramelos en Dinamarca será más corta y menos detallada que la de una empresa que le vende al gobierno en un país de América Latina.
Es recomendable elaborar una Política por tema y no mezclar varios temas en una política. Así se facilita después la búsqueda de regulaciones.
Los receptores de una política son los ejecutivos y empleados de la organización y muchas veces los de las empresas de la cadena de valor y eventualmente los clientes. Para que ellos apliquen la política, la deben entender. Hay que partir de la base que no son abogados, ni son especialistas en el tema de la política, que no tienen tiempo, y no les gusta leer políticas. Conviene utilizar un lenguaje simple, cotidiano y preciso, con frases cortas y una redacción en voz activa. Así se facilita su comprensión y se evitan malos entendidos por redacciones complejas de abogados para abogados. Se puede discutir un primer borrador con un Focus Group de los stakeholders para aclarar dudas, etc antes de publicar la versión final.
Una buena redacción de las políticas observa una misma forma de redacción para todas las políticas, así como un mismo formato. Así los lectores se acostumbran a la lectura y encuentran con mayor facilidad lo que buscan.
Un mismo formato significa que el orden de los puntos y el layout gráfico sean idénticos.
Un posible formato típico puede ser el siguiente:
Título
Abstract
Definición de los términos utilizados
Campos de aplicación
Introducción al tema
Descripción de los objetivos
Determinaciones de la política
Procedimientos/autorizaciones/procesos etc
Políticas relacionadas
Referencias
Una vez redactadas y aprobadas, las políticas se publican. Hay que determinar dónde y cómo. Lo importante es que se publiquen de forma tal que sean de fácil e intuitivo acceso para sus potenciales lectores. Conviene mencionar y “linkear” las políticas en el Código de Conducta y publicarlas todas como conjunto en el mismo lugar, ordenado por tema, tanto impreso como en intranet. Si además se publican en internet es un tema adicional a considerar.
