El Código de Conducta es la piedra fundamental y la base de todo sistema de Ética & Compliance. Es su “Constitución”. Vale entonces, dedicarle a su elaboración tiempo y criterio.
El Código de Conducta expresa los valores, los patrones de pensamiento y la conducta de una organización, así como su compromiso con estos valores. Establece sus expectativas hacia el comportamiento de sus miembros. Es una guía práctica para tomar decisiones. Se materializa a través de políticas y procesos, que proveen los detalles para que los empleados y ejecutivos puedan cumplir en el día a día con los valores y principios definidos en el código.
No hay un texto estándar para un código de conducta. Cada organización debe redactar “su” código, reflejando “sus” necesidades y definiendo los comportamientos esperados frente a los riesgos que enfrenta la organización, su sector industrial y la región donde opera.
El mapeo de riesgos de Ética & Compliance (requerido de todas formas por los reguladores para considerar un programa de E&C como “efectivo”) puede servir como uno de los puntos de partida.
Algunos temas y partes del código de conducta son comunes en la gran mayoría de los textos adoptados por las organizaciones:
- Una introducción por el Presidente y/o el CEO que demuestra el compromiso de la organización con Ética y Compliance y que establece los conceptos básicos del “Tone at the Top”.
- La visión/misión de la organización, la descripción de sus valores y principios que guían su forma de hacer negocios y que sirven de base para cumplir con las expectativas de la organización respecto al comportamiento de todos sus miembros, desde el CEO hasta el cadete.
- Es una guía para tomar decisiones difíciles. Esta es la parte más importante del código. Bien hecho, lo convierte en un documento de consulta permanente y no en letra muerta en algún archivo electrónico que se recuerda solo una vez al año al tener que firmar su nueva versión. Puede contener preguntas a hacerse ante una situación en un área gris (como el famoso “test de la madre” o un marco práctico para la toma de decisiones difíciles como el ejemplo del embudo del Prof. José Badaracco (Ver acá).
- Un listado de contactos y recursos de ayuda como del E&C Officer de la compañía, del Ombudsman y de determinadas políticas, etc.
- Los principios de la organización para reportar sospechas de comportamiento inadecuado y un listado de los canales de comunicación existentes para elevar estos reportes o preocupaciones.
- La determinación de la organización de sancionar cualquier comportamiento inadecuado en forma consecuente y consistente, incluyendo la terminación de la relación laboral, sin importar la posición y persona en cuestión.
La creación del código de conducta es responsabilidad de la Alta Dirección en cooperación con el E&C Officer. Es la expresión de la cultura organizacional y del Tone at the Top. Para que su redacción y comunicación sean exitosas, tienen que conseguir el necesario “buy in” de los miembros de la organización. A tal fin, conviene observar los siguientes consejos:
- Involucrar a la organización en la redacción, por ejemplo, a través de comités de revisación de diferentes funciones y niveles o focus groups. Una redacción en forma “secreta” por el E&C Officer y/o la Alta Dirección o por un consultor externo en cambio, conllevaría el fuerte riesgo que los miembros de la organización lo vean como algo impuesto desde afuera, algo artificial con un valor meramente formal. En otras palabras: Perdería su valor por completo.
- Los mejores códigos de conducta son cortos, redactados en tono positivo y lenguaje cotidiano. Así tendrá mayores posibilidades de ser leído y entendido por todos. Si está escrito en forma clara, no como un listado de prohibiciones, y ordenado por tema, los empleados pueden encontrar rápidamente los principios que buscan para resolver un problema.
- Incluir links en donde encontrar las políticas y procesos más importantes y a quién pueden consultar en caso de dudas, convierte al código en una herramienta práctica para empleados y ejecutivos en todos los niveles.
- Comunicar el contenido del código a través de varios canales internos y externos, como eventos con la Alta Dirección explicando que se tratan los principios y de cómo se deben hacer los negocios en la organización y las claras consecuencias que serán aplicadas en caso de violaciones. A continuación, se publica el código en la página web corporativa, el intranet, los newsletters, mails personalizados, y volantes impresos.
- Revisar el contenido del código periódicamente y resaltar su importancia y validez en las reuniones de negocio, conferencias y demás eventos de la organización.
Un buen Código de Conducta facilita la implementación del Programa de Ética & Compliance, es esencial para su credibilidad y por ende su efectividad.