Sesgo de reciprocidad navideño

El sentido de reciprocidad es uno de los fundamentos de la civilización. Es la base para el comercio, la división del trabajo, y la convivencia en una sociedad. Gracias al sentido de reciprocidad existen los almuerzos de negocio y los regalos, al menos los empresariales y muchas veces también los elogios o la dedicación de tiempo y cualquier otra cosa que la otra persona aprecia. En el fondo, damos regalos como herramienta inconsciente (o no) para influir en las decisiones. Se viene la época festiva en la que abunda el intercambio de regalos. Es muy probable que se trate de los regalos menos problemáticos para las empresas, ya que los obsequios navideños están enmarcados en un contexto muy concreto y no suelen ser de gran valor. Sin embargo, conviene recordar algunas pautas básicas para estructurar las políticas de regalos, sobre todo para el resto del año, cuando la situación pueda sugerir que se busca una influencia indebida. Tener pautas y reglas sólidas es solo la mitad de la batalla.

Por Raúl Saccani.

La fuerza subyacente es la creación de un sentido de obligación: haber recibido “algo” nos crea una tensión interna que produce incomodidad. Tendemos a querer disminuir esta incomodidad reciprocando el favor o regalo recibido.Tendemos a corresponder las acciones de otros creando una “ola de endeudamiento”. Si alguien hace algo por nosotros, o nos da algo, es más probable que le devolvamos el favor o se lo pasemos a otros. Nos comportamos con los demás como ellos se comportan con nosotros.

Pero ¿por qué la gente hace esto? El impulso de corresponder es poderoso y los antropólogos han sugerido que es probable que sea universal. El deseo de devolver favores, pagar deudas y tratar bien a los demás es beneficioso para todo el grupo. Además, el hecho de que genere cooperación podría haber ofrecido una ventaja evolutiva. Sin embargo, aunque las buenas acciones desencadenan más acciones buenas, las malas también pueden desencadenar otras malas: tendemos a devolver el ataque si estamos siendo atacados.

Otras disciplinas han reconocido nuestra tendencia a la reciprocidad, mucho antes que la ciencia del comportamiento. Desde el punto de vista biológico, la reciprocidad y el ojo por ojo no son exclusivos de los humanos. De hecho, está tan arraigado en la historia evolutiva que es observable en los animales. Por ejemplo: los monos muestran un comportamiento recíproco en el acicalamiento, es mucho más probable que los individuos que son acicalados acicalen o muestren más apoyo a sus acicaladores que a los monos que no los han acicalado. Y los murciélagos vampiros compartirán su sangre para alimentar a las crías de otros murciélagos en su colonia, pero si se les hace pensar que uno de los murciélagos no está compartiendo, los otros murciélagos dejarán de alimentar a las crías de ese murciélago en particular.

Las organizaciones que tienen un Programa de Compliance, normalmente también tienen políticas de Regalos y Hospitalidad cuya variedad es enorme. El nivel de especificación depende, sobre todo, de la sensibilidad del tema para el sector. Es más importante tener reglas claras en la industria farmacéutica que en la metalmecánica, y tiene mayor importancia en sectores de mucho contacto con funcionarios públicos que en sectores de retail.En general, algunas de las pautas comunes que observamos en las Políticas de Regalos y Hospitalidad son:

Prohibición de regales en efectivo o equivalentes de efectivo, como las de tarjetas de regalo.
Ofrecer obsequios de valor nominal y todo lo que supere ese valor debe reportarse por adelantado.
Ofrecer regalos que sean perecederos, como plantas o consumibles.
Ofrecer obsequios que toda la oficina pueda compartir en lugar de una sola persona.
Dar regalos con logo corporativo que promocionen a laempresa, pero no tenganun valor nominar relevante.
Regalar algo único de tu empresa o de tu región (siempre de valor nominal bajo).

Respecto de la gestión de los comportamientos en el marco de la Política de Regalos, en general observamos las siguientes prácticas:

No ofrecer regalos con frecuencia a la misma persona o grupo.
Establecer un límite de la cantidad total que un individuo o un grupo puede dar o recibir.
Establecer límites agregados de obsequios por grupo o individuo dentro de su organización para que pueda realizar un seguimiento de los comportamientos que permita identificar a cualquier persona que esté dando regalos en exceso.
Presentar los regalos abiertamente y frente a un grupo de personas.
Dar regalos para uso oficial, en lugar de personal.
Asegurarse de que cualquier regalo cumpla tanto con las leyes y regulaciones como con las políticas internas de la empresa.
Validar los regalos con su área de Compliance por adelantado.
Ofrecer un canal de información o asesoramiento para que el personal llame y obtenga orientación sobre regalos y hospitalidad, entre otros temas éticos.
Ofrecer un programa de formación para proporcionar al personal las herramientas necesarias para hacer frente a los dilemas relacionados con la entrega y aceptación de obsequios y hospitalidad.
Auditar regularmente el registro de obsequios y hospitalidad para garantizar que la política se comprenda y se cumpla.

Será importante definir con claridad el ámbito de aplicación de estas directrices, que no sólo debe cubrir a los empleados permanentes sino a todas las personas que desempeñan funciones en nombre de la empresa. Esto incluye agentes de ventas, consultores, pasantes y otros grupos. Incluir a los miembros de la familia en el alcance también es bastante habitual. Por ejemplo, invitar al CEO de un cliente potencial a una conferencia puede que no sea problemático, pero es poco probable que sea aceptable invitar también a su cónyuge o pareja de forma gratuita.

Claramente, los regalos y la hospitalidad deben estar permitidos según las leyes locales aplicables. Estos pueden variar considerablemente de un país a otro, lo que puede generar confusión para los empleados. Algunas empresas han abordado esto mediante la implementación de límites estrictos y aplicables a nivel mundial para obsequios e invitaciones para garantizar que no violen ninguna ley local. Sin embargo, esto puede dar lugar a situaciones en las que no se tienen en cuenta las costumbres locales y puede reforzar una percepción negativa sobre Compliance. Como resultado, muchas empresas implementan reglas específicas de cada país. La guía de la FCPA identifica ciertas características clave para considerar la adecuación de los regalos y la hospitalidad: “Algunos sellos distintivos de la entrega adecuada de obsequios son cuando el obsequio se entrega de manera abierta y transparente, debidamente registrado en los libros y registros del donante, proporcionado sólo para reflejar estima o gratitudy permitido bajo la ley local.”

Cabe recordar aquí que quienes ejercen la función pública deben respetar el Régimen de Obsequios y Viajes: implica que incluso en aquellos casos en los que se les otorguen regalos, obsequios o donaciones, sean de cosas, servicios o bienes, con motivo o en ocasión del desempeño de sus funciones, y que no constituyan supuestos de dádiva simple, tampoco podrán recibirlos, a menos que lo hagan de acuerdo al régimen previsto.Sin embargo, nunca podrán provenir de personas, gobiernos o entidades que tengan alguno de estos vínculos con el órgano en el que el funcionario se desempeña:

que realicen actividades reguladas o controladas por el organismo;
que sean contratistas;
que sean concesionarios o proveedores;
que busquen una decisión del organismo;
que tengan intereses que puedan verse afectados por una decisión (o por un retardo u omisión de dicha decisión) del organismo.

La única excepción a esta prohibición son los obsequios entregados en eventos, actos, visitas o actividad oficial pública (siempre que tal situación sea razonable).

Bueno, listo, ya se definimos las reglas más importantes para los regalos y la hospitalidad en la empresa y se han aclarado los casos más habituales. Podemos quedarnos tranquilos, ¿no? La realidad es que el trabajo recién empieza: el siguiente paso será asegurarse de que los empleados conozcan las reglas y sean capaces de aplicarlas. Cuando la respuesta no es clara de inmediato, debe haber un proceso a través del cual los empleados puedan obtener ayuda rápida y fácilmente.

Y por último pero no menos importante, las empresas deberán controlar los obsequios y la hospitalidad. Es importante que los obsequios individuales puedan ser revisados críticamente en retrospectiva. Para ello un registro de obsequios será esencial: ¿quién recibió qué, por quién y en qué ocasión? El registro de obsequios debería proporcionar al menos estas respuestas para aclarar los procesos de toma de decisiones y reducir los riesgos.

En general, las reglas y los procesos de verificación no deben hacer que los empleados de ventas, compras y administración se sientan frustrados y rodeados de trámites burocráticos. Los procesos inteligentes y automatizados ayudan a crear el equilibrio adecuado entre la confianza y el control.

Regalos y hospitalidades según los Lineamientos de la OA

Con relación a las hospitalidades, los gastos de viáticos, los regalos corporativos y las cortesías de protocolo, independientemente de cuál sea el régimen legal en juego en la jurisdicción en la que se desempeñe el funcionario con el que se interactúe, como criterio general será deseable que:

La regla general sea la prohibición de hacer regalos a funcionarios públicos.
Que por excepción sólo se admitan regalos de reducida cuantía y orientados a satisfacer fines de cortesía o análogos, y que en esos casos se fijen valores máximos con antelación y se informe al responsable interno cada vez que se realicen.
Que se prohíba cualquier empleo de regalos con fines de influir en la voluntad de los funcionarios o generar condiciones de trato de favor o beneficio para la persona jurídica.

Además debe contemplarse el régimen legal aplicable. Por ejemplo, en el caso de Argentina de acuerdo con el Decreto N° 1179/16 deben considerarse prohibidos todos los obsequios realizados con motivo u ocasión de las funciones, salvo los de costumbre diplomática o cortesía (salvo que provengan de personas con intereses especiales respecto del organismo en cuestión, en cuyo caso también estarán prohibidos).

Bibliografía: