El caso para la evaluación periódica del Programa de Ética & Compliance es fácil:
Los reguladores la exigen. Sin estas evaluaciones, el programa no es considerado efectivo y no sirve como mitigante.
La actualizada Guía para la Evaluación de Programas de Compliance del Departamento de Justicia de los EEUU de Junio 2020 (ver aquí), así como las guías de otros reguladores lo dicen con todas las letras.
Además de cumplir con una exigencia del regulador, la evaluación es útil para saber si la plata invertida en el programa sirve y dónde hay que ajustarlo.
Empresas suelen auditar regularmente sus unidades funcionales y los procesos para descubrir falencias y potencial de mejora. Esta lógica también aplica al área de Compliance.
No debería hacer falta que los reguladores lo requieran. Que ellos sientan esta necesidad no es una buena señal del estado de compliance en las empresas.
Nadie prescribe la periodicidad y/o la forma en la que las evaluaciones del Programa de É&C se deben hacer. Pero en el caso de una investigación, el regulador hará preguntas. Querrá saber cómo se hicieron las evaluaciones, con qué frecuencia y que se hizo con los resultados, especialmente si se utilizaron para mejorar la efectividad del programa.
La misma Guía del Departamento de Justicia de los EEUU y también los Lineamientos de Integridad para Empresas y Otras Personas Jurídicas de la Oficina Anticorrupción Argentina (acá) señalan los puntos claves para la realización de la evaluación y algunas preguntas a hacer.
Hay una larga lista de recetas para estas evaluaciones. Dos buenas pero complejas recetas se encuentran acá y acá
Ayuda ver las evaluaciones de los Programas de É&C como una parte del Mapeo de Riesgos de Ética & Compliance. Este mapeo, que también debe realizarse con cierta periodicidad (dependiendo del sector y del modelo de negocio de la compañía, normalmente en forma anual o bianual) abarca los riesgos de la efectividad del Programa de É&C. En otras palabras: El mapeo requiere la evaluación previa de la efectividad del Programa de E&C y así determina su periodicidad.
Es conveniente empezar la evaluación desde los resultados del programa, evaluando sus efectos.
- Es un proceso inductivo que típicamente incluye estos temas: Sistemas de premios/incentivos, los objetivos individuales y grupales, los parámetros de las evaluaciones de performance
- Justicia interna: a qué se premia, qué se castiga, igualdad ante sanciones
- Liderazgo/Tone at the Top
- Comunicación y entrenamientos adecuados a los riesgos y las funciones
- Mitigantes del Programa de los riesgos más importantes resultantes del último Mapeo de Riesgos de E&C
- Resolución de denuncias e investigaciones y sanciones equitativas
- Incorporación de aprendizajes de casos, feed back de entrenamientos, auditorías, etc en el Programa de E&C.
y estos métodos:
Una encuesta de clima ético y de compliance entre los empleados y stakeholders prioritarios fuera de la organización como proveedores y clientes.
- La discusión de elementos claves del programa como la cultura de compliance en Focus Groups de empleados
- Revisión de Códigos y Políticas
- El análisis de entrevistas de salida, reportes de las líneas de denuncia, de temas de E&C de auditorías internas y externas
- Conversaciones con directores y gerentes
- Benchmark con programas de É&C de otras empresas del sector
Un tema especialmente importante en la evaluación de Programas de É&C es la utilización de datos. Con la creciente digitalización, el análisis de datos provee una rica fuente para la evaluación del programa y su evolución permanente, reclamada por los reguladores (ver acá).
Queda a determinar quién debe estar a cargo de la evaluación. El Compliance Officer puede hacer una auto-evaluación. En algunas empresas lo hace Auditoría Interna o Externa. Auto-evaluaciones pueden ser una parte. Considerando la complejidad de la tarea y para evitar sesgos y diferencias internas, es aconsejable encarar la evaluación desde una perspectiva independiente, muchas veces, externa.
