Analizando job descriptions para compliance officers llama la atención su gran diversidad y, en muchos casos, su ambigüedad. La transversalidad de la posición en la organización y el gran abanico de actividades que incluyen desde el ejercicio de influencias, la cooperación, el monitoreo, la responsabilidad directa hasta la supervisión, convierten la redacción de una descripción concreta de la posición, en un trabajo complejo. Vale la pena tomarse tiempo: el resultado es importante para determinar y deslindar responsabilidades entre esta y otras posiciones que intervienen en temas relacionadas (RRHH, Legales, Auditoría Interna y las unidades de negocio). No hay un estándar general, válido para todas las organizaciones. Cada sector y cada tamaño y cultura organizacional requieren de una posición de compliance officer con diferentes atribuciones. Los riesgos de ética y compliance varían de sector en sector y de modelo de negocio a modelo de negocio. Todos requieren de una adaptación del programa de ética y compliance y en consecuencia de las atribuciones del que lo lidera.
Sin embargo, es recomendable observar algunos puntos clave, válidos para cualquier job description de un compliance officer:
- Utilizar un lenguaje simple y claro que evita ambigüedades. “Supervisión” tiene otro alcance que “responsabilidad”. “Monitorear” es diferente que “asegurar” o “promover”. Estos son solo unos pocos ejemplos de términos que a veces se encuentran en job descriptions como si fuesen intercambiables y que generan ambigüedades o confusiones
- Incluir una descripción de los objetivos de la función y dedicar un párrafo a la ubicación y jerarquía en la organización. Siguiendo las recientes aclaraciones del Departamento de Justicia de los EEUU sobre la evaluación de un programa de compliance efectivo (ver el comentario en el NL 155 ACÁ) habrá que explicitar que tiene línea de reporte directo a un miembro del Directorio, y que se trata de una posición estratégica, con recursos, rango, título y recompensación adecuados para este nivel. Habrá que aclarar que es una posición que tiene independencia del negocio y autonomía en sus acciones y que reporta regularmente sobre la situación del programa de compliance y eventuales incidentes etc., al directorio. Para demostrar el grado de independencia necesario es conveniente aclarar que es el Directorio quien tiene la facultad de seleccionar, emplear, despedir, fijar el sueldo y evaluar su trabajo.
- Aclarar que el compliance officer tiene presencia y voz cuando se discute la estrategia de la compañía y, especialmente nuevos modelos de negocio para poder comprenderlos y eventualmente intervenir en su diseño, para evitar o mitigar riesgos de ética & compliance relacionados.
- Ordenar la job description en capítulos, cómo por ejemplo:
- El Compliance Officer en la organización.
- Objetivos generales de la posición.
- Responsabilidades y facultades, ordenadas en sub-capítulos por las responsabilidades directas: las de monitoreo y las de supervisión.
- Cooperación con otros departamentos.
- Reporting.
- Perfil requerido del Compliance Officer.
- Conversar con el Compliance Officer sobre la job description y eventualmente adaptar algún tema a la situación y el perfil de la persona.
Es un buen objetivo convertir así la job description en la base del entendimiento del trabajo del Compliance Officer en la organización. Puede evitar posteriores diferencias.
